Spolek ŠIROKO staví na čtyřicetileté tradici práce s lidmi se zrakovým postižením. Původně turistický oddíl se postupně proměnil v organizaci s několika paralelními projekty, celorepublikovým dosahem a desítkami dobrovolníků a dobrovolnic. I přes pestrost svých aktivit funguje s velmi omezeným personálním zázemím: jedinou zaměstnankyní je koordinátorka Klára Krupová. Ročně ŠIROKO pořádá desítky akcí napříč republikou pro více než 100 účastníků a účastnic. S pořádáním akcí se pojí také velké množství digitálních dat. Nastavit, kde je ukládat a jak s nimi nakládat, se ukázalo jako velký oříšek.
Data se hromadila rychleji, než schopnost je řídit
Fotografie, videa, dokumenty i osobní údaje účastníků byly donedávna rozptýlené napříč několika soukromými Google účty. Kapacita docházela, přehled chyběl a pravidla neexistovala. „Měli jsme několik Google disků, několik Google účtů, nebylo to nijak propojené, a hlavně to nebylo neomezené. Pořád jsme bojovali s místem,“ vzpomíná Klára Krupová. Nikdo přesně nevěděl, kde která data jsou a kdo k nim má přístup. V prostředí, kde se pracuje s citlivými informacemi lidí se zrakovým postižením, to znamená reálné riziko.
Audit odhalil střet ideálu s realitou dobrovolnictví
Digitální audit, který zafinancovala Nadace Českého rozhlasu Světluška měl organizaci pomoci. Zároveň ale odkryl zásadní problém: nástroje a doporučení jsou často navržené pro organizace se zaměstnanci, ne pro spolky stojící na dobrovolnické práci.
„Dvouhodinový rozhovor s dobrovolníkem se ukázal jako téměř nesplnitelný úkol,“ popisuje Klára Krupová. Část vstupů tak poskytli lidé, kteří měli čas – ne nutně ti, kteří měli přehled. Výsledkem byla doporučení, která bylo potřeba upravit, aby vůbec šla použít.
Bez peněz by audit skončil v šuplíku
Zlom přišel až s navazujícím grantem. Díky 80 000 Kč se podařilo realizovat to podstatné: migraci všech dat na jedno centrální úložiště v Google Workspace. Vznikla jasná struktura složek, rozdělení rolí a přístupů podle odpovědnosti.
Řada bezpečnostních opatření však musela ustoupit provozní realitě dobrovolnické organizace. Vytvářet každému dobrovolníkovi či dobrovolnici nový účet se ukázalo jako neudržitelné. ŠIROKO zvolilo pragmatický přístup: práce s osobními e-maily, jasně vymezené skupiny a minimum třecích ploch.
Výsledkem nebyl dokonalý model, ale funkční kompromis. Data jsou dnes na jednom místě a práce s fotografiemi z akcí má jasně nastavený postup. Změna se promítla i do komunikace navenek – jednotné e-mailové adresy a centrální správa bez nutnosti zatěžovat klienty a klientky.
Digitální audit
Během digitálního auditu podrobně zmapujeme vaše procesy, najdeme příležitosti ke zlepšení i skryté neefektivity a vytvoříme pro váš tým jasnou strategii. Setkáme se s vedením i se zaměstnanci či dobrovolníky a na základě rozhovorů určíme, jaké technologie skutečně potřebujete, abyste získali čas, šetřili prostředky a minimalizovali bezpečnostní rizika. Zaměříme se na to, které nástroje vám práci ulehčí a které naopak používat nemusíte. Ukážeme také, kde můžete ušetřit hodiny práce i tisíce korun díky smysluplnému zapojení umělé inteligence. Všechny poznatky následně prioritizujeme, abyste měli jasno v tom, co je potřeba řešit hned a co může počkat.
Největší přínos? Klid a kontrola nad citlivými daty
Digitalizace nepřinesla organizaci víc technologií, ale větší klid a jistotu. Dnes má Klára Krupová přehled o tom, kde jsou jaká data uložená, kdo k nim má přístup a jak se s nimi zachází. Zároveň otevřela debatu o tom, jak citlivé mohou být i zdánlivě „nevinné“ fotografie z akcí.
„Dostali jsme se i k tématu, že fotky lidí se zrakovým postižením, o kterých si myslíme, že jsou v pohodě a krásné, můžou být vlastně dost citlivé a zneužitelné. Tohle jsme si dřív vůbec neuvědomovali,“ přiznává Krupová. Audit i následná spolupráce upozornily na rizika, která nejsou vidět na první pohled – ale mohou mít dlouhodobé dopady.
Digitalizace nekončí, jen se přestala odkládat
ŠIROKO dnes stojí na skromném, avšak dost pevném digitálním základu. Další kroky – hardware, školení, rozvoj systému – zatím brzdí kapacity a finance. Směr je ale jasný.
Zkušenost organizace ukazuje, že největší hrozbou pro malé neziskovky není technologie sama, ale její dlouhodobé odsouvání. Jakmile pracujete s fotkami i osobními daty klientů a klientek, přestává být digitalizace volbou a stává se nutností.