Když pracovníci a pracovnice Tyfloservisu popisují svoji každodenní práci, zaznívá jedno slovo opakovaně: čas. Každá minuta, kterou mohou věnovat člověku se zrakovým postižením, má hodnotu. Ještě před pár lety se ale část tohoto času ztrácela v papírech, ručně vedených sešitech a dokumentech, které putovaly mezi kancelářemi a šanony.
Tyfloservis šetří čas svých pracovníků a pracovnic digitalizací
Tyfloservis pracuje v celé republice s lidmi, kteří přišli o zrak nebo se s těžkým zrakovým postižením potýkají celý život. Jejich cesta za samostatností často zahrnuje dlouhé desítky hodin nácviku – od chůze s bílou holí přes péči o domácnost až po čtení Braillova písma hmatem. Pracovníci a pracovnice organizace dojíždějí přímo do domácností klientů a klientek nebo s nimi pracují v několika regionálních ambulancích.
Dosavadní způsob vedení zápisů o práci s klienty a klientkami jim situaci spíše komplikoval. Do interní aplikace Sonic se uváděly pouze statistické údaje – datum a čas setkání a počet hodin práce. Vlastní dokumentace – smlouvy, individuální plány, záznamy z jednání – vznikala mimo systém, na papíře. Rukou psané poznámky se přepisovaly do Wordu, tiskly a následně zakládaly. Dohledávání informací v rozsáhlé kartotéce a neustálé, dokola opakované vyplňování osobních údajů klientů a klientek do všech formulářů prodlužovaly čas věnovaný administrativě.
Když Nadační fond Českého rozhlasu Světluška vyhlásil grant na podporu digitalizace, vnímal ho Tyfloservis především jako možnost modernizovat interní aplikaci. Digitální audit, který byl součástí přípravné fáze projektu, však ukázal i další užitečné podněty k digitalizaci organizace.
Sonic jako jedno centrální místo
Modernizace Sonicu se stala prvním velkým krokem. Programátor, se kterým Tyfloservis spolupracuje už od roku 2007, měl detailní představu o tom, jak organizace funguje, a mohl tak postavit systém skutečně na míru. Sonic se postupně změnil v centrální místo, kde je uložená kompletní dokumentace každého klienta i klientky. Terénní pracovníci a pracovnice si nyní mohou přímo na místě otevřít kartu člověka, se kterým pracují, podívat se, co se naposledy řešilo, a doplnit nové informace.
Digitální audit
Během digitálního auditu podrobně zmapujeme vaše procesy, najdeme příležitosti ke zlepšení i skryté neefektivity a vytvoříme pro váš tým jasnou strategii. Setkáme se s vedením i se zaměstnanci či dobrovolníky a na základě rozhovorů určíme, jaké technologie skutečně potřebujete, abyste získali čas, šetřili prostředky a minimalizovali bezpečnostní rizika. Zaměříme se na to, které nástroje vám práci ulehčí a které naopak používat nemusíte. Ukážeme také, kde můžete ušetřit hodiny práce i tisíce korun díky smysluplnému zapojení umělé inteligence. Všechny poznatky následně prioritizujeme, abyste měli jasno v tom, co je potřeba řešit hned a co může počkat.
„Kolegové říkají, že jednu ze zásadních změn cítí ve chvíli, kdy zavolá klient,“ popisuje Petra Kodlová, projektová manažerka Tyfloservisu. „Nemusí hledat sešit nebo papírovou složku, nemusí si vzpomínat, co dělal někdo jiný. Otevřou Sonic a všechno vidí hned.“ Významný dopad má systém i pro několik zaměstnanců a zaměstnankyň se zrakovým postižením. Nová verze Sonicu je plně přístupná pro hlasové čtečky, takže mohou pracovat samostatně a bez bariér.
Zatímco práce na Sonicu postupovala, začalo se řešit i další téma: zavedení Microsoft 365. To byla novinka, která měla potenciál výrazně změnit každodenní fungování organizace – od přístupu k e-mailům až po sdílení dokumentů mezi středisky.
Dlouhodobě nevyhovující program pro práci s e-maily dodal Tyfloservisu odvahu pro další změnu – přechod na Outlook MS 365. „Pro spoustu kolegů a kolegyň byla e-mailová schránka taková jejich truhlice pokladů,“ říká Kodlová. „Bylo tam všechno – roky komunikace, dokumenty, kontakty. Měla jsem z toho obavy, protože nejsem ajťačka a nedokázala jsem si představit, co všechno bude migrace emailových schránek obnášet a co se může pokazit.“
Migrace ale proběhla během jediného dopoledne. Díky zkušenostem externího IT specialisty šlo všechno hladce. Když si pak Kodlová poprvé otevřela e-mail z domova, uvědomila si, jak velká změna k lepšímu to je. „Do té doby jsem pracovala z domova jen těžko, hlavně když byly děti nemocné. Najednou jsem měla všechno k dispozici.“
Digitalizace vrací kapacity lidem
Rok 2025 označují v Tyfloservisu jako přechodový. Tým si zvyká na nové postupy, stále se ladí detaily a někdy mají změny krátkodobě opačný efekt: přidají práci tam, kde dříve stačila rutina. Organizace však ví, že jde o investici, která se brzy vrátí. Už nyní je zřejmé, že práce je rychlejší a přehlednější. V terénu mají všichni po ruce potřebné informace, už netisknou hromady papírů a administrativní procesy se sjednocují napříč republikou.
Dopad změn tak není jen technologický. Především jde o uvolnění kapacit – času, pozornosti i energie, které lze věnovat tam, kde mají největší hodnotu: klientům a klientkám.
Když se Petry Kodlové dnes ptají, co by poradila organizacím, které digitalizaci zvažují, nezmiňuje technologie. „Je potřeba mít na digitalizaci kapacitu – člověka, čas a prostor. A hlavně rozumět tomu, proč ty změny děláme. Když se to dobře vysvětlí lidem v týmu, funguje to. A když máte kolem sebe zkušené průvodce, není důvod se změny bát.“
Tyfloservis se na cestu digitalizace vydal proto, aby zjednodušil práci a ulevil svým pracovníkům a pracovnicím. Dnes už ví, že to byla správná volba. A co je možná nejdůležitější: už si neumí představit, že by se vrátil zpátky.