Migrace do Microsoft 365 není jen o přesunu e-mailů a dokumentů do cloudu. Je to spíš jako přestěhovat se do nového domu. Budete chtít mít uklizené místnosti, jasně dané klíče od dveří a pravidla, kdo kam může vstoupit, a kde je dobré klepat. Když se vše dobře připraví, může vaše organizace z nového prostředí těžit roky dopředu. V tomto článku se podíváme na to, jak vše připravit tak, že pro vás migrace bude takřka procházka růžovým sadem.
Co Microsoft 365 přináší vaší organizaci
Microsoft 365 není jen Word a Outlook. V praxi přináší:
- Sdílené úložiště – dokumenty na OneDrivu a Sharepointu jsou dostupné odkudkoliv a zároveň chráněné.
- Jednotné přihlášení a řízení přístupů – každý člen týmu má své jméno a heslo a přístupy se nastavují centrálně.
- Spolupráci pod jednou střechou – Teams, Outlook, Kalendář, Bookings i další aplikace spolu komunikují.
- Bezpečnější prostředí – možnost vícefaktorového přihlášení, kontrola sdílení souborů, správa zařízení.
- Flexibilitu – pode toho, jak se váš tým rozrůstá, lze snadno přidat nové licence a služby.
Logika prostředí Microsoft 365
Předtím než se vůbec do plánování migrace pustíte, je dobré vědět, jak vlastně Microsoft 365 funguje. Celý Microsoft 365 stojí na jednoduché, ale důležité myšlence: všechno se točí kolem uživatele a jeho členství v týmech.
- Uživatel má vždy vlastní účet a licenci. Podle toho, jakou licenci má, se mu zpřístupní konkrétní aplikace (např. Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, Bookings).
- Tým v aplikaci Microsoft Teams je víc než jen chatovací skupina. Vytvořením týmu vzniká celý balíček nástrojů: kanály pro komunikaci, sdílené úložiště na SharePointu, přístup k OneNotu a možnost přidávat další aplikace.
- SharePoint je vlastně podkladová vrstva pro ukládání a správu dokumentů. Když si založíte tým, automaticky se k němu vytvoří i SharePointová knihovna.
- OneDrive je osobní „disk“ uživatele, který ale funguje na stejném principu. Vše se dá snadno sdílet s ostatními, pokud to dovolí nastavení práv.
- Přístupová práva se vždy odvíjejí od toho, v jakém týmu nebo skupině uživatel je. To znamená, že když je někdo členem týmu, získává přístup nejen do samotného Teams prostředí, ale i do dokumentů na SharePointu, sdíleného kalendáře, poznámkového bloku a případně dalších služeb, které se k týmu vážou.
Prakticky to funguje tak, že si organizace nejprve rozmyslí, jaké týmy potřebuje (např. „Vedení“, „Fundraising“, „Dobrovolnictvo“). U každého týmu pak určí, kdo bude členem a kdo jen hostem. Na základě toho Microsoft 365 automaticky nastaví, kdo kam může nahlížet, kdo může soubory měnit a kdo jen číst.
Tento princip značně zjednodušuje správu. Administrátor nebo administrátorka nemusí nastavovat práva v každé aplikaci zvlášť, stačí správně nadefinovat týmy a členství. To je hlavní důvod, proč je důležité mít na začátku dobře promyšlenou architekturu prostředí.
Jak se na migraci připravit
Dobrá příprava je půl úspěchu. Před startem doporučujeme:
- Plán struktury – promyslete, jak budete chtít mít uspořádané týmy v Microsoft Teams a knihovny na Sharepointu. Tyto dva nástroje tvoří srdce celého prostředí.
- Počet uživatelů a licence – každý uživatel i uživatelka potřebuje svou licenci. Někdy je výhodné pořídit i tzv. sdílené schránky. Sdílená schránka v Microsoft 365 je e-mailová schránka, která nepatří jednomu konkrétnímu uživateli, ale celé skupině lidí v organizaci (např. info@ nebo podpora@). Nevyžaduje vlastní licenci a k e-mailům v ní mají přístup ti, kterým je to povoleno. Díky tomu mohou zprávy společně číst i odesílat a nikdo nemusí přeposílat poštu dál.
👉 Pokud si nejste jistí, doporučujeme náš workshop Microsoft 365 Vesmír. Je určený pro vedení i správce organizace. Vysvětlíme, jak Microsoft 365 funguje, a společně navrhneme ideální strukturu na míru.
Jak probíhá samotná migrace
Když máte plán, přichází samotný přesun. Typicky zahrnuje:
- Napojení domény – aby vaše e-maily chodily správně. K tomu potřebujete přístup k DNS nastavení vaší domény a vašeho registrátora (typicky Vedos, Forpsi, Zoner a další).
- Nastavení uživatelů, týmů a schránek – podle předem připraveného návrhu.
- Migraci e-mailů a dat – pro migraci e-mailů z jiných schránek (například u Google nebo u vašeho poskytovatele domény) nabízí Microsoft klikacího průvodce, který vás celou migrací provede. Potřebujete k tomu seznam mailových schránek, které migrujete a hesla do starého systému, kde aktuálně jsou. Migraci dat provedete snadno překopírováním na příslušný Sharepoint, případně OneDrive. Připravte se na to, že migrace může trvat několik hodin a doporučujeme ji plánovat na večerní hodiny nebo víkendy, abyste minimalizovali dopad na každodenní práci, protože samotná migrace může zahltit a tím zpomalit vaše systémy.
- Testování – ověřit, že vše funguje a každý má přístup tam, kam má.
👉 V digivia vám můžeme pomoct hned dvěma způsoby:
- Microsoft 365 Ministart – základní nastavení a zprovoznění prostředí.
- Microsoft 365 Plný start – kompletní migrace včetně návrhu a nastavení nové struktury.
Nezapomeňte na školení
- Uživatelské školení– práce se Sharepointem a OneDrivem, kalendářem a e-mailem, případně s dalšími nástroji.
- Správcovské školení – pokud chcete licence a nastavení spravovat sami, vyplatí se investovat do administrátorského školení.
👉 Oba typy školení pro vás umíme zajistit. Poptejte si u nás workshop a společně pro vás uděláme to nejlepší, co umíme.
Microsoft 365 máte, ale…
Možná už v cloudu pracujete, ale výsledky nejsou takové, jaké jste čekali. Často je na vině špatně nastavená struktura a chybějící zaškolení uživatelů. V tom případě doporučujeme znovu projít workshopem Vesmír Microsoft 365 a upravit nastavení. Z praxe víme, že když lidé systému lépe rozumí, ušetří několik hodin týdně. Ty pak můžete věnovat třeba klientům a klientkám.